Izvajanje projekta

Za pravilno izvedbo sofinanciranih projektov tukaj so navodila za vodenje projekta, ki obsegajo 3 sklope tematik:

1. administrativno vodenje

2. finančno vodenje

3. informiranje in obveščanje.

V okviru zgoraj navedenih tematik, Program redno organizira delavnice, namenjene upravičencem. Datume in vsebine delavnic so objavljene na spletni strani programa in poslane upravičencem po elektronski pošti.

Skupni sekretariat (SS) spremlja izvajanje projektov in je za vse informacije v zvezi s projektom na voljo upravičencem - vodilnemu partnerju (VP) na elektronskem naslovu: [email protected] in po telefonu: 040 3775993. VP je odgovoren za posredovanje informacij projektnim partnerjem (PP).

 

1. Administrativno vodenje

Referenčni dokumenti v okviru administrativnih postopkov so razpis, prijavni obrazec in pogodba o dotaciji sofinanciranja. VP služi organom programa (Organ upravljanja - OU in Skupni sekretariat - SS) kot referenčna točka za vse PP: vsako vprašanje in/ali prošnjo mora VP poslati na elektronski naslov [email protected] in/ali po telefonu na številki 040 3775993.

Administrativno vodenje obsega informacije in tematike, kot so na primer:

  • spremembe projektnega partnerstva
  • spremembe pravnih oblik
  • spremembe zakonitih zastopnikov
  • dovoljenja za aktivnosti in potovanja izven programskega območja.

Prošnja za dovoljenje za aktivnosti in potovanja izven programskega območja mora biti posredovana Supnemu sekretariatu v slovenskem in italijanskem jeziku. Za prošnjo je obvezno uporabiti Obrazec za sporočanje sprememb.

 

2. Finančni del

Upravičene izdatke, ki nastanejo v okviru izvajanja projektnih aktivnosti, se obračuna. Za pravilno stroškovno spremljanje izvajanja projektov morajo upravičenci slediti naslednjim korakom:

2.1 Poročanje o izdatkih

Poročanje predvideva uporabo spletnega sistema FEG - https://loginfvg.regione.fvg.it/loginfvg/spid/index.jsp 

Za dostop v sistem se morajo vsi PP prijaviti v sistem LoginFVG kot "močni" uporabniki (strong Login). Za prijavo mora VP poslati prošnjo SS in navesti osebne podatke vseh zakonitih zastopnikov PP (ime, priimek, DŠ ali EMŠO, datum in kraj rojstva ter uporabniško ime loginFVG).

Smernice za predložitev poročil prek sistema - NOVO!

2.2 Potrjevanje izdatkov

Oddaja poročila je možna samo preko sistema FEG. Italijanska in slovenska prvostopenjska kontrola (FLC) imata 90 dni časa, da vsakemu VP in PP pošljeta validacijo izdatkov.

Priročnik za prvostopenjsko kontrolo in Checklist za javna naročila in zunanje strokovne naloge za italijanske upravičence. Slovenski upravičenci najdejo tukaj vse potrebne informacije, obrazce in navodila slovenske  prvostopenjske kontrole.

2.3 Poročila VP o projektnih aktivnostih

Poročilo se nanaša na zadnje zaključeno poročevalsko obdobje, ki ga je potrebno vsako leto poslati do 31. januarja (za aktivnosti od 1. marca do 31. avgusta) in do 31. julija (za aktivnosti od 1. septembra do 28. februarja).

Poročilo o aktivnostih

2.4 Zahtevek za povračilo

VP mora za zahtevek za povračilo uporabiti Excel obrazec, ki mu ga posreduje SS, bodisi za prispevek ESRR bodisi za nacionalno javno italijansko sofinanciranje.  Excel obrazec ga SS pravočasno pošlje VP in  ga mora izpolniti vsak PP

Obrazec je potrebno izpolniti in ga poslati SS po prejemu validacije izdatkov, ki jo izdajo organi, ki opravljajo prvostopenjsko kontrolo v okviru Programa (italijanska in slovenska) in mora vsebovati podatke o enem ali več poročilih.

Nadgradnja sistema za poročanje je trenutno v fazi testiranja in bo kmalu na voljo uporabnikom.

2.5 Izplačilo stroškov

Zahtevke za izplačilo VP posreduje SS, ki jih preveri in, v primeru odobritve, pošlje Organu za potrjevanje (OP), ki poskrbi za izplačilo. Prispevek ESRR se izplača VP, nacionalno javno italijansko sofinanciranje pa posameznim partnerjem, če je bilo predvideno. VP mora posredovati na SS potrdilo o opravljenem plačilu projektnim partnerjem.

2.6 Prošnja za spremembo finančnega načrta

V skladu z 8.čl. pogodbe o dotaciji sofinanciranja, morajo biti vse spremembe finančnih načrtov za vsakega partnerja posredovane SS.

Za ustrezno obravnavo in za pravilni vnos podatkov v spletni sistem, se lahko obvestila in vloge za sporočanje sprememb posredujejo izključno v naslednjih terminih:

  • spremembe, nižje od 15%, se lahko pošlje SS samo v mesecu novembru in v mesecu maju;
  • spremembe, višje od 15% in za katere je potrebna odobritev OU in spremembe, višje od 25% in za katere je potrebna odobritev Odbora za spremljanje (OS), se lahko pošlje OS preko SS samo v mesecu januarju in mesecu juliju.

Upravičenec mora uporabiti Obrazec za sporočanje sprememb in:

1) navesti opis uvedenih sprememb ter DS (delovne sklope), aktivnosti, vpletene BL (stroškovne kategorije) in eventuelne učinke na kazalnike;

2) na podlagi originalnega stroškovnega načrta, izpolniti novo verzijo le-tega, preimenovati izvirno datoteko in označiti z drugo barvo spremenjene celice.

 

3. Informiranje in obveščanje

Program ima svojo komunikacijsko strategijo, iz tega sledi da mora komunikacija projektov biti v skladu z navodili in priporočili strategije.

Program vsakemu projektu dodeli uradni logo, ki ga mora obvezno uporabljati. Na spletni strani programa je objavljen Priročnik za uporabo celostne grafične podobe pri izvajanju projektnih aktivnosti informiranja in obveščanja v okviru programa - Razl. št. 2/19 (v angleškem jeziku). Promocijski material spada pod upravičene stroške samo če je oblikovan v skladu s priročnikom in če ga predhodno odobri SS.

Program za vsak projekt pripravi, v okviru spletne strani programa, svojo spletno stran, ki jo lahko ureja VP ali odgovorna oseba za komunikacijo, ki jo poimenujejo PP. Odgovorni/a za komunikacijo ima svoje uporabniško ime, ki mu/ji omogoča dostop do back offica in urejanje spletne strani projekta. VP mora sporočiti SS, kdo je izbrana oseba, odgovorna oseba za komunikacijo in naslov njene elektronske pošte.

Program daje na voljo rezervirano območje za izmenjavo dokumentov za vsak projekt. Za dostop do tega območja kliknete na povezavo "Zaklenjena vsebina" na domači spletni strani programa. Vsak PP dobi uporabniški račun za dostop do tega območja. VP mora sporočiti SS imena oseb, ki bodo imele dostop v to območje in naslov njihove elektronske pošte (ena odgovorna oseba za vsakega PP).

Dokumenti za upravičence projektov

Priročnik o upravičenosti izdatkov - Razpis 1/2016, 2/2016, 3/2016 in 4/2016

Priročnik o upravičenosti izdatkov - Razpis 5/2016

Priročnik o upravičenosti izdatkov - Razpis 6/2018

Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za četrto trimesečje 2017

Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za prvo trimesečje 2018

Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za drugo trimesečje 2018

Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za tretje trimesečje 2018

Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za četrto trimesečje 2018

Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za prvo trimesečje 2019

Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za drugo trimesečje 2019

Odlok Dežele FJK za obračun kilometrine za tretje trimesečje 2019

Priročnik za prvostopenjsko kontrolo in Checklist za javna naročila in zunanje strokovne naloge za italijanske upravičence. Slovenski upravičenci najdejo tukaj vse potrebne informacije, obrazce in navodila slovenske  prvostopenjske kontrole.

Poročanje projektov

Vzorec za Vmesno poročilo o aktivnostih

Vzorec za Izjava o DDV statusu

Spletni informacijski sistem za poročanje v okviru standard projektov

Smernice za predložitev poročil prek sistema - NOVO!

FAQ za Poročanje standardnih projektov

Vzorec za Poročilo o aktivnostih za VP, ki jo morajo posredovati skupnemu sekretariatu po elektronski pošti do 31. januarja (za aktivnosti izvedene od 1. marca do 31. avgusta) in do 31. julija (za aktivnosti izvedene od 1. septembra do 28. februarja) vsakega leta

Obrazec za sporočanje sprememb

Pravila glede uporabe elementov Celostne grafične podobe za upravičence Programa

Priročnik za uporabo celostne grafične podobe pri izvajanju projektnih aktivnosti informiranja in obveščanja v okviru programa sodelovanja Interreg V-A Italia-Slovenija - Razl. št. 2/19 (v angleškem jeziku)

Predstavitev uporabe celostne grafične podobe in pozicioniranja logotipa - 26.09.2018

Upravljanje spletne strani

FAQ - PROJEKTNA SPLETNA STRAN

Video navodila

Navodila za upravljanje spletnih strani projektov

Navodila za zaklenjeno vsebino

Nova evropska uredba o obdelavi osebnih podatkov

Nova Uredba (EU) 2016/679 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (ki razveljavlja Direktivo 95/46/ES - Splošna uredba o varstvu podatkov) je bila objavljena v Uradnem listu Evropske unije 4. maja 2016 in začela veljati 24. maja 2016, vendar je bilo njeno izvajanje v celoti predvideno po dveh letih, od 25. maja 2018.

Da bi spodbudili uporabo novih pravil o zasebnosti s strani upravičencev Programa Interreg V-A Italija-Slovenija, je Organ upravljanja s podporo Skupnega sekretariata organiziral 25. maja 2018 delavnico za usposabljanje v Gorici, da bi poglobili temo ne samo glede na italijanski in slovenski nacionalni pravni okvir, temveč tudi z vidika skupnosti.

Spodaj je zakonodaja in referenčna dokumentacija: