Attuazione progettuale

Al fine di permettere una corretta implementazione dei progetti finanziati di seguito si forniscono una serie di informazioni inerenti la gestione del progetto dal punto vista delle seguenti tematiche:

1. Gestione amministrativa

2. Gestione finanziaria

3. Comunicazione.

Il Programma organizza periodicamente dei workshop dedicati ai beneficiari relativi alle tematiche sopra indicate. Le informazioni inerenti le date dei workshop e i contenuti degli stessi vengono sempre pubblicate sul sito del programma e inviate via mail ai beneficiari.

Il Segretariato Congiunto (SC) segue i progetti ed è a disposizione dei beneficiari – lead partner (LP) per le informazioni relative all’implementazione progettuale all’indirizzo e_mail: [email protected] e al telefono: 040 3775993. Il LP è responsabile dell’inoltro delle informazioni ai partner progettuali (PP).

 

1. Gestione amministrativa

I documenti di riferimento per la parte amministrativa sono: il bando, l’application package e il contratto di finanziamento. Il LP è il referente nei confronti delle autorità del Programma (l’Autorità di Gestione - AdG e il Segretariato Congiunto - SC) per tutti i PP: ogni domanda e/o richiesta va inviata da parte del LP all’indirizzo e_mail [email protected]. e/o richiesta al telefono al numero 040 3775993.

Per gestione amministrativa si intendono informazioni e temi riguardanti ad esempio:

  • modifiche relative alla composizione del partenariato
  • cambiamenti di forme giuridiche
  • modifiche relative ai legali rappresentanti
  • autorizzazioni per attività e missioni fuori area Programma

La richiesta di autorizzazione per attività e missioni fuori area Programma deve essere presentata (in italiano e sloveno) al Segretariato congiunto utilizzando il Modulo di richiesta modifiche.

 

2. Gestione finanziaria

Le spese ammissibili relative alle attività progettuali dovranno essere rendicontate. Il corretto monitoraggio dell’andamento delle spese presuppone i seguenti passaggi:

2.1 La rendicontazione

Questa avviene tramite accesso al sistema FEG, http://istanze-web.regione.fvg.it/CruscottoBeneficiario/login.aspx?LANG=it-IT

Per accedere al sistema tutti i PP devono essere accreditati al sistema LoginFVG attraverso un’utenza di tipo “forte” (strong Login). Per tale accreditamento è necessario che il LP invii una richiesta al SC contenente i dati anagrafici (nome, cognome, CF o codice EMŠO, data e luogo di nascita e username loginFVG) di tutti i legali rappresentanti dei PP.

Linee guida per la presentazione della rendicontazione tramite il sistema - NUOVO!

2.2 La convalida delle spese

Il rendiconto viene inviato tramite sistema FEG. Il Controllo di I livello (FLC) italiano e sloveno ha 90 gg di tempo per inviare il certificato di convalida delle spese a ciascun LP e PP.

Manuale per il controllo di I livello e Checklist appalti ed incarichi professionali esterni

2.3 Relazioni del LP sulle attività progettuali

La relazione è relativa al periodo di rendicontazione appena concluso, da inviare entro il 31 gennaio (per attività dal 1 marzo al 31 agosto) ed entro il 31 luglio (per attività dal 1 settembre al 28 febbraio) di ogni anno.

Relazione sulle attività svolte

2.4 La richiesta di rimborso

il LP dovrà utilizzare il modello excel inviato dal SC per procedere con la richiesta di rimborso della quota di cofinanziamento FESR e dell’eventuale quota di cofinanziamento nazionale italiana.(Il modello su file excel, da compilare per ogni PP, viene inviato per tempo al LP dal SC).

Il modello dovrà essere compilato e inviato al SC a seguito della ricezione dei certificati di convalida delle spese emessi delle strutture dei controlli di I livello del Programma (italiane e slovene) e dovrà contenere le informazioni relative a uno o eventualmente più rendiconti.

E’ in fase di implementazione la sezione corrispondente all’interno dell’applicativo utilizzato per la rendicontazione.

2.5 La liquidazione della spesa

Il LP invia le richieste di rimborso al SC, che provvede alla loro verifica e, se approvate, le inoltra all’Autorità di certificazione (AdC) che provvederà alla liquidazione. La liquidazione avviene al LP per la quota FESR e ai singoli partner per la quota nazionale italiana, nel caso questa fosse prevista. E' compito del LP inviare al JS una mail di conferma del pagamento effettuato ai partner progettuali.

2.6 La richiesta di modifiche ai piani finanziari

Ai sensi dell’art. 8 del contratto di finanziamento, tutte le modifiche ai piani finanziari relative ad ogni singolo partner devono essere inviate al SC.

Al fine di essere istruite dal SC e inserite correttamente nel sistema on line di rendicontazione, le comunicazioni e le richieste di modifica possono avvenire solo nei periodi e con le modalità di seguito indicate:

  • le modifiche inferiori al 15% devono essere comunicate al SC solo nel mese di novembre e nel mese di maggio;
  • le modifiche superiori al 15%, per le quali è necessaria l’approvazione da parte dell’AdG, e le modifiche superiori al 25% per le quali è necessaria l’approvazione da parte del Comitato di Sorveglianza (CdS), possono essere presentate all’AdG per tramite del SC solo nel mese di gennaio e nel mese di luglio.

La richiesta deve essere presentata utilizzando l’apposito modello Modulo di richiesta modifiche e:

1) contenere la motivazione relativa alla modifica, indicando inoltre i WP (work package), le attività, le BL (budget line) coinvolte e le eventuali ricadute sugli indicatori;

2) compilare una seconda versione del piano finanziario, basato sulla versione iniziale (quindi rinominando il file originario) ed evidenziando in altro colore le celle modificate rispetto alla versione originaria.

 

3. Comunicazione

Il Programma ha una propria Strategia di comunicazione e la comunicazione dei progetti deve essere in linea con questa strategia.

Il Programma fornisce ad ogni progetto un logo ufficiale da utilizzare obbligatoriamente. Sono pubblicate Linee guida per l'applicazione dell'identità visiva per l'attuazione delle attività di informazione e comunicazione a livello di progetto Vers. 2/19 (in lingua inglese). Il materiale promozionale realizzato con i fondi del Programma deve essere confermato dal SC prima della produzione.

Il Programma crea per ogni progetto un proprio sito ospitato all’interno del sito del programma. Il sito può essere implementato dal LP ovvero da un responsabile della comunicazione nominato dai PP e per il quale viene creato l’account per la gestione del back office del sito di progetto. E’ necessario quindi che il LP comunichi al SC tale nominativo e il suo indirizzo di posta elettronica.

Il Programma mette a disposizione un’area riservata di scambio documentale per ogni progetto. Per accedere a tale area è sufficiente cliccare sul link “Area riservata” della home page del programma. Ad ogni PP è fornito un account per accedere a tale area. E’ necessario quindi che il LP comunichi al SC i nominativi e i relativi indirizzi di posta elettronica di coloro che accederanno a tale area (uno per ogni PP).

Documenti per i beneficiari dei progetti

Manuale sull'ammissibilità delle spese - Bando 1/2016, 2/2016, 3/2016 e 4/2016

Manuale sull'ammisibilità delle spese - Bando 5/2018

Manuale sull'ammisibilità delle spese - Bando 6/2018

Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il quarto trimestre 2017

Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il primo trimestre 2018

Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il secondo trimestre 2018

Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il terzo trimestre 2018

Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il quarto trimestre 2018

Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il primo trimestre 2019

Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il secondo trimestre 2019

Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il terzo trimestre 2019

Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il quarto trimestre 2019

Manuale per il controllo di I livello e Checklist appalti ed incarichi professionali esterni per i benificiari italiani. Si possono trovare qui le informazioni sul controllo di primo livello, i moduli e le relative istruzioni per i beneficiari sloveni.

Pista di controllo per i progetti ITI e Pista di controllo per i progeti standard/strategici.

Documenti per la rendicontazione dei progetti

Modello di Relazione periodica sull'attività da caricare nel sistema on-line

Modello di Dichiarazione sullo stato IVA

Sistema on-line di rendicontazione per i progetti standard

Linee guida per la presentazione della rendicontazione tramite il sistema - NUOVO!

FAQ di Rendicontazione per progetti standard

Modello di Relazione sulle attività svolte per il LP da inviare via e-mail al Segretariato congiunto entro il 31 gennaio (per attività dal 1 marzo al 31 agosto) ed entro il e 31 luglio (per attività dal 1 settembre al 28 febbraio) di ogni anno

Modulo di richiesta modifiche

Modalità di applicazione dell’Identità Visiva per i beneficiari

Linee guida per l'applicazione dell'identità visiva per l'attuazione delle attività di informazione e comunicazione a livello di progetto - Vers. 2/19 (in lingua inglese)

Presentazione dell'applicazione dell'identità visiva e del posizionamento del logo - 26.09.2019

Gestione del sito

FAQ - SITO DI PROGETTO

Video tutorial

Tutorial per la gestione dei siti dei progetti

Tutorial per l'area riservata

Tutorial per la rendicontazione tramite sistema

Nuovo Regolamento europeo sulla privacy

Il nuovo Regolamento (Ue) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (che abroga la direttiva 95/46/CE – regolamento generale sulla protezione dei dati) è stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale europea il 4 maggio 2016 ed è entrato in vigore il 24 maggio 2016, ma la sua piena attuazione è stata prevista a distanza di due anni, dal 25 maggio 2018.
Per favorire l'applicazione delle nuove norme in materia di privacy da parte dei beneficiari del Programma Interreg V-A Italia-Slovenia, l'Autorità di Gestione, con il supporto del Segretariato Congiunto, ha organizzato a Gorizia il giorno 25. maggio 2018 un workshop formativo mirato ad approfondire il tema con uno sguardo non solo al quadro giuridico nazionale italiano e sloveno, ma in un’ottica comunitaria.
Di seguito la normativa e la documentazione di riferimento: