Al fine di permettere una corretta implementazione dei progetti finanziati di seguito si forniscono una serie di informazioni inerenti la gestione del progetto dal punto vista delle seguenti tematiche:
1. Gestione amministrativa
2. Gestione finanziaria
3. Comunicazione.
Il Programma organizza periodicamente dei workshop dedicati ai beneficiari relativi alle tematiche sopra indicate. Le informazioni inerenti le date dei workshop e i contenuti degli stessi vengono sempre pubblicate sul sito del programma e inviate via mail ai beneficiari.
Il Segretariato Congiunto (SC) segue i progetti ed è a disposizione dei beneficiari – lead partner (LP) per le informazioni relative all’implementazione progettuale all’indirizzo e_mail: [email protected] e al telefono: 040 3775993.
Il LP è responsabile dell’inoltro delle informazioni ai partner progettuali (PP).
Oltre all’indirizzo di posa elettronica [email protected], sono attivi anche i seguenti indirizzi: [email protected] e [email protected].
Al fine di gestire meglio e più rapidamente le numerose e varie richieste che quotidianamente si ricevono scrivere a:
1) [email protected] per questioni legate agli aspetti finanziari del progetto, quali ad es.:
2) [email protected] per questioni legate alla comunicazione del progetto, quali ad es.:
3) [email protected] per questioni di carattere amministrativo, quali ad es.:
I documenti di riferimento per la parte amministrativa sono: il bando, l’application package e il contratto di finanziamento. Il LP è il referente nei confronti delle autorità del Programma (l’Autorità di Gestione - AdG e il Segretariato Congiunto - SC) per tutti i PP: ogni domanda e/o richiesta va inviata da parte del LP all’indirizzo e_mail [email protected] e/o richiesta al telefono al numero 040 3775993.
Per gestione amministrativa si intendono informazioni e temi riguardanti ad esempio:
Le richieste di modifica devono pervenire al SC compilando il Modulo di richiesta modifiche.
Il modulo dev’essere firmato e presentato dal LP sia via PEC: [email protected] sia via e_mail: [email protected].
Nella parte introduttiva del modulo si indica la tipologia di modifica richiesta (o le tipologie):
A. Modifiche del partenariato à vedi art. 8 del Contratto à allegare nuovo contratto di partenariato
B. Ridistribuzione dei fondi tra le diverse voci di spesa all’interno dell’importo totale del progetto del singolo PP à vedi art. 8 del Contratto à allegare modello excel “variazioni-spremembe” e/o modello excel “piano finanziario” e/o Allegato 2 (Cronoprogramma)
C. Modifiche alle attività e/o ai risultati previsti dal progetto à vedi art. 8 del Contratto
D. Modifiche all'Allegato 2 (Cronoprogramma) e/o all'Allegato 3 (Indicatori) del Contratto di finanziamento à vedi art. 8 del Contratto à allegare nuovi allegati
E. Modifiche alla durata del progetto à vedi art. 4 del Contratto
F. (Altre) modifiche che influiscono sull’efficienza delle attività progettuali e il raggiungimento degli obiettivi e indicatori previsti
G. Autorizzazione a missioni e attività fuori area programma non presenti nella Scheda progettuale
La parte descrittiva dev’essere obbligatoriamente compilata sia in sloveno sia in italiano e deve contenere una descrizione per ciascun PP per il quale si richiede la modifica. Al modulo si allegano gli opportuni allegati.
Tutte le modifiche sopra indicate vengono approvate dal CdS, tranne la richiesta fuori area e la modifica finanziaria inferiore al 15%. La procedura di approvazione necessita di un iter burocratico di 2-3 mesi. All’approvazione delle modifiche da parte del CdS segue un’integrazione al contratto di finanziamento, che deve essere firmata da parte del LP e dell’AdG.
Le spese ammissibili relative alle attività progettuali dovranno essere rendicontate. Il corretto monitoraggio dell’andamento delle spese presuppone i seguenti passaggi:
2.1 La rendicontazione
Questa avviene tramite accesso al sistema FEG, http://istanze-web.regione.fvg.it/CruscottoBeneficiario/login.aspx?LANG=it-IT
Per accedere al sistema i PP sloveni devono essere accreditati al sistema LoginFVG attraverso un’utenza di tipo “forte” (strong Login). Per tale accreditamento è necessario che il LP invii una richiesta al SC contenente i dati anagrafici (nome, cognome, CF o codice EMŠO, data e luogo di nascita e username loginFVG - Modello Strong Login) di tutti i legali rappresentanti dei PP.
Per accedere al sistema i PP italiani devono accedere attraverso delle identità digitali (SPID, Cns, Cie). Nel caso in cui non si utilizzi già una Cns, Cie etc, si consiglia ai cittadini italiani di richiedere le credenziali SPID come illustrato nelle nuove linee guida.
Linee guida per la presentazione della rendicontazione tramite il sistema - NUOVO!
Guida per la procedura di registrazione a LoginFVG per i beneficiari sloveni
Nuove modalità di accesso per i beneficiari italiani
2.2 La convalida delle spese
Il rendiconto viene inviato tramite sistema FEG. Il Controllo di I livello (FLC) italiano e sloveno ha 90 gg di tempo per inviare il certificato di convalida delle spese a ciascun LP e PP.
Manuale per il controllo di I livello e Checklist appalti ed incarichi professionali esterni per i beneficiari italiani: nel manuale sono evidenziate in giallo le parti riguardanti novità procedurali e normative ed è stato elaborato un nuovo documento, il vademecum per la rendicontazione, che rappresenta una sintesi dei principali aspetti della rendicontazione.
Si possono trovare qui le informazioni sul controllo di primo livello per i beneficiari sloveni, i moduli e le relative istruzioni.
2.3 Relazioni del LP sulle attività progettuali
La relazione è relativa al periodo di rendicontazione appena concluso, da inviare all'indirizzo [email protected] entro il 31 gennaio (per le attività relative all’ultimo rendiconto presentato) ed entro il 31 luglio (per le attività relative all’ultimo rendiconto presentato) di ogni anno.
Relazione sulle attività svolte
2.4 La richiesta di rimborso
il LP dovrà utilizzare il modello excel inviato dal SC per procedere con la richiesta di rimborso della quota di cofinanziamento FESR e dell’eventuale quota di cofinanziamento nazionale italiana. Il modello su file excel, da compilare per ogni PP, viene inviato per tempo al LP dal SC.
Il modello dovrà essere compilato e inviato al SC a seguito della ricezione dei certificati di convalida delle spese emessi delle strutture dei controlli di I livello del Programma (italiane e slovene) e dovrà contenere le informazioni relative a uno o eventualmente più rendiconti.
2.5 La liquidazione della spesa
Il LP invia le richieste di rimborso al SC, che provvede alla loro verifica e, se approvate, le inoltra all’Autorità di certificazione (AdC) che provvederà alla liquidazione. La liquidazione avviene al LP per la quota FESR e ai singoli partner per la quota nazionale italiana, nel caso questa fosse prevista. E' compito del LP inviare al JS una mail di conferma del pagamento effettuato ai partner progettuali.
2.6 La richiesta di modifiche ai piani finanziari
Ai sensi dell’art. 8 del contratto di finanziamento, tutte le modifiche ai piani finanziari relative ad ogni singolo partner devono essere inviate al SC.
Al fine di essere istruite dal SC e inserite correttamente nel sistema on line di rendicontazione, le comunicazioni e le richieste di modifica possono avvenire solo nei periodi e con le modalità di seguito indicate:
Le richieste superiori al 15% ed eventuali richieste di proroghe progettuali devono essere presentate dal LP all’AdG e al SC all’indirizzo PEC: [email protected] ed in copia all’indirizzo PEO: [email protected] utilizzando:
1) l’apposito Modulo di richiesta modifiche (da compilare in italiano e sloveno), che deve contenere la motivazione relativa alla modifica, indicando inoltre i WP (work package), le attività, le BL (budget line) coinvolte e le eventuali ricadute sugli indicatori;
2) i modelli excel, disponibili sul sito del programma:
2.7 La relazione finale dei progetti e l'ultima richiesta di rimborso
Come previsto nel Contratto di Finanziamento dei progetti, l’ultima richiesta di rimborso e la relazione finale dovranno essere inoltrate dal LP entro 2 (due) mesi dall’ultima convalida ricevuta. La relazione finale dovrà essere presentata compilando il modello di Relazione attività (vedi punto 2.3) scegliendo nella tendina relativa al numero di relazione l’opzione “Relazione finale/Zakjučno poročilo”. Oltre al file .xls di Relazione attività finale va compilato anche il file word denominato “Allegato alla relazione finale” (vedi sotto) che dovrà essere compilato in tutte le sue parti. La relazione finale dovrà riguardare l’intero Progetto.
L’ ultima richiesta di rimborso assieme alla Relazione attività finale e all’Allegato alla relazione finale dovranno essere inviati assieme a una NOTA accompagnatoria via PEC all’indirizzo [email protected] e al JS all’indirizzo [email protected].
Inoltre devono essere recapitate altresì 3 copie del materiale prodotto come le pubblicazioni, CD, DVD e altri prodotti analoghi, come previsto nell’Allegato alla relazione finale. Tale materiale deve essere inviato agli uffici del Segretariato Congiunto in via del Lavatoio 1 a Trieste, unitamente a copia della stessa NOTA accompagnatoria utilizzata per l’invio via PEC. L’ultima richiesta di rimborso, la relazione attività finale e allegato alla relazione finale con NOTA accompagnatoria devono essere inviati insieme via PEC anche qualora la relazione attività finale sia stata già trasmessa senza allegato.
Allegato alla relazione finale
2.8 Dichiarazione del Lead Partner e dei Project Partner sul mantenimento del vincolo di destinazione (ad es. per investimenti infrastrutturali, attrezzature)
L’allegato alla relazione finale contiene la prima dichiarazione del LP e dei PP sul mantenimento del vincolo di destinazione (ad es. per investimenti infrastrutturali, attrezzature). Le dichiarazioni dovranno essere compilate dal LP e dai PP anche nei successivi 4 anni (per un totale di 5 anni) e inviata via PEC all’indirizzo [email protected] e al JS all’indirizzo [email protected] utilizzando i seguenti modelli modello di dichiarazione del Lead Partner sul mantenimento del vincolo di destinazione e modello di dichiarazione del PP sul mantenimento del vincolo di destinazione.
Il Programma ha una propria Strategia di comunicazione e la comunicazione dei progetti deve essere in linea con questa strategia.
Il Programma fornisce ad ogni progetto un logo ufficiale da utilizzare obbligatoriamente. Sono pubblicate Linee guida per l'applicazione dell'identità visiva per l'attuazione delle attività di informazione e comunicazione a livello di progetto Vers. 3/21 (vedi sotto). Il materiale promozionale realizzato con i fondi del Programma deve essere confermato dal SC prima della produzione.
Il Programma crea per ogni progetto un proprio sito ospitato all’interno del sito del programma. Il sito può essere implementato dal LP ovvero da un responsabile della comunicazione nominato dai PP e per il quale viene creato l’account per la gestione del back office del sito di progetto. E’ necessario quindi che il LP comunichi al SC tale nominativo e il suo indirizzo di posta elettronica.
Il Programma mette a disposizione un’area riservata di scambio documentale per ogni progetto. Per accedere a tale area è sufficiente cliccare sul link “Area riservata” della home page del programma. Ad ogni PP è fornito un account per accedere a tale area. E’ necessario quindi che il LP comunichi al SC i nominativi e i relativi indirizzi di posta elettronica di coloro che accederanno a tale area (uno per ogni PP).
Per questioni legate alla comunicazione del progetto scrivere a [email protected] .
Con riferimento all’emergenza sanitaria COVID-19 ed alle correlate misure di contenimento assunte dagli Stati partner del Programma, Italia e Slovenia, al fine di assicurare una corretta attuazione delle attività progettuali, e facendo seguito alle richieste pervenute da alcuni beneficiari, l'AdG ha deciso quanto indicato nel seguente allegato:
Manuale sull'ammissibilità delle spese - Bando 1/2016, 2/2016, 3/2016 e 4/2016
Manuale sull'ammisibilità delle spese - Bando 5/2018
Manuale sull'ammisibilità delle spese - Bando 6/2018
Manuale sull'ammissibilità delle spese - Bando 7/2019
Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il quarto trimestre 2017
Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il primo trimestre 2018
Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il secondo trimestre 2018
Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il terzo trimestre 2018
Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il quarto trimestre 2018
Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il primo trimestre 2019
Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il secondo trimestre 2019
Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il terzo trimestre 2019
Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il quarto trimestre 2019
Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il primo trimestre 2020
Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il secondo trimestre 2020
Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il terzo trimestre 2020
Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il quarto trimestre 2020
Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il primo trimestre 2021
Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il secondo trimestre 2021
Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il terzo trimestre 2021
Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il quarto trimestre 2021
Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il primo trimestre 2022
Decreto Regione FVG indennità chilometrica per il secondo trimestre 2022
Manuale per il controllo di I livello e Checklist appalti ed incarichi professionali esterni per i benificiari italiani. Nel manuale sono evidenziate in giallo le parti riguardanti novità procedurali e normative ed è stato elaborato un nuovo documento, il vademecum per la rendicontazione, che rappresenta una sintesi dei principali aspetti della rendicontazione.
Si possono trovare qui le informazioni sul controllo di primo livello per i beneficiari sloveni, i moduli e le relative istruzioni.
Pista di controllo per i progetti ITI e Pista di controllo per i progeti standard/strategici.
Modello di Relazione periodica sull'attività da caricare nel sistema on-line
Modello di Dichiarazione sullo stato IVA
Sistema on-line di rendicontazione per i progetti standard
Linee guida per la presentazione della rendicontazione tramite il sistema - NUOVO!
FAQ di Rendicontazione per progetti standard
Modello di Relazione sulle attività svolte per il LP da inviare via e-mail al Segretariato congiunto entro il 31 gennaio (per attività dal 1 marzo al 31 agosto) ed entro il e 31 luglio (per attività dal 1 settembre al 28 febbraio) di ogni anno
Presentazione dell'applicazione dell'identità visiva e del posizionamento del logo - 26.09.2019
Tutorial per la gestione dei siti dei progetti
Tutorial per la rendicontazione tramite sistema
Webinar (24.7.2020) "PER UNA COMUNICAZIONE DI PROGETTO COERENTE, EFFICACE E EFFICIENTE"
Webinar (26.2.2021) "COMUNICAZIONE DEI PROGETTI FINANZIATI"
Webinar (28.10.2021) "COMUNICAZIONE DEI PROGETTI FINANZIATI"
Il nuovo Regolamento (Ue) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (che abroga la direttiva 95/46/CE – regolamento generale sulla protezione dei dati) è stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale europea il 4 maggio 2016 ed è entrato in vigore il 24 maggio 2016, ma la sua piena attuazione è stata prevista a distanza di due anni, dal 25 maggio 2018.
Per favorire l'applicazione delle nuove norme in materia di privacy da parte dei beneficiari del Programma Interreg V-A Italia-Slovenia, l'Autorità di Gestione, con il supporto del Segretariato Congiunto, ha organizzato a Gorizia il giorno 25. maggio 2018 un workshop formativo mirato ad approfondire il tema con uno sguardo non solo al quadro giuridico nazionale italiano e sloveno, ma in un’ottica comunitaria.
Di seguito la normativa e la documentazione di riferimento:
Operazione co-finanziata dal Fondo Europeo di Sviluppo Regionale
